Alfreð ehf. (hér eftir einnig nefnt “Alfreð” eða “við”) starfrækir Alfreð kerfið, sem í gegnum app/vefsíðu tengir saman fólk í atvinnuleit og fyrirtæki í leit að starfsfólki. Þar að auki bjóðum við notendum upp á að auglýsa ýmis konar námskeið á sviði endurmenntunar, fræðslu eða tómstunda. Við leggjum ríka áherslu á persónuvernd notenda Alfreðs og að vinnsla persónuupplýsinga sé í samræmi við lög.
Persónuupplýsingar eru upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling, en með því síðarnefnda er átt við að unnt sé að persónugreina einstakling, beint eða óbeint, á grundvelli tiltekinna upplýsinga.
Í persónuverndarstefnu Alfreðs er meðal annars fjallað um hver ber ábyrgð á vinnslu persónuupplýsinga, hvaða persónuupplýsingum er safnað og í hvaða tilgangi, hvernig þær eru notaðar, hvernig öryggi þeirra er tryggt og hvaða réttindi persónuverndarlöggjöfin veitir notendum.
Persónuverndarstefna Alfreðs ehf. nær til allra notenda (hér eftir einnig nefnt “þú”) apps og vefsíðu Alfreðs. Notendur Alfreðs eru umsækjendur og starfsmenn fyrirtækja sem skrá sig inn í Alfreð kerfið til þess að sækja um eða auglýsa laus störf. Notendur eru einnig námskeiðshaldarar sem skrá námskeið inn í Alfreð kerfið, sem og þeir sem skoða námskeið og störf á vefsíðu/appi Alfreðs án þess að skrá sig inn.
Ábyrgðaraðili er sá sem ákveður tilgang og aðferð við vinnslu persónuupplýsinga. Alfreð er því ábyrgðaraðili vinnslu persónuupplýsinga sem notendur skrá í kerfi félagsins. Ákveði notendur að skrá sig á námskeið eða sækja um starf verður námskeiðshaldari/fyrirtæki sjálfstæður ábyrgðaraðili þeirra persónuupplýsinga sem þeir ákveða að vinna, s.s. með því að afrita persónuupplýsingar í kerfi sitt.
Notendur veita Alfreð ehf. sjálfir persónuupplýsingar með skráningu í Alfreð kerfið, annað hvort í appi eða á vefsíðu félagsins. Í sumum tilvikum, einkum þegar um er að ræða starfsmenn fyrirtækja kunna stjórnendur að búa til aðgang í Alfreð kerfið fyrir starfsmenn sína og er þá gert ráð fyrir því að skráning byggi á samþykki eða starfssamningi þeirra aðila.
Alfreð ehf. safnar og vinnur með persónuupplýsingar notenda sem nauðsynlegar eru svo unnt sé að tengja saman fólk og fyrirtæki, bæði vegna námskeiða og starfa. Eftirfarandi persónuupplýsingum kann Alfreð að safna um notendur:
Kenniupplýsingar: Nafn, heimilisfang, símanúmer og netfang.
Upplýsingar sem notendur setja í ferilskrá/kynningarbréf: Til dæmis upplýsingar um menntun,
fyrri
störf, meðmælendur o.þ.h.
Samskiptaupplýsingar: Upplýsingar um samskipti þín við Alfreð ehf. og/eða starfsmenn
fyrirtækja
vegna lausra starfa.
Ráðningarupplýsingar: Ráðningardagur, starfshlutfall, bankaupplýsingar, lífeyrissjóður,
stéttarfélag
o.þ.h.
Alfreð notar vafrakökur til að greina umferð á vefsíðu sinni og appi. Við skráum t.d. fjölda síðna sem þú ferð inn á, hve lengi þú ert inni á síðunni, hvaða síður eru skoðaðar, endurteknar komur á síðu o.s.frv. Nánar er um þetta vísað til vefkökustefnu Alfreðs.
Upplýsingar um athæfi þitt í Alfreð kerfinu: Þegar þú notar Alfreð kerfið, hvort sem er gegnum app eða vefsíðu, þá fáum við upplýsingar s.s. um yfirlit starfsumsókna þinna, hvort notuð sé rafræn undirskrift, skilaboð milli þín og vinnuveitenda, stöðu umsókna þinna og starfsmerkingar þínar.
Upplýsingar um tæki þitt: Ef við fáum tilkynningu um tæknileg frávik eða beiðni um aðstoð þegar þú notar appið fáum við upplýsingar um útgáfu appsins sem þú notar, tækið þitt, þ.m.t. stýrikerfi og vélbúnað, auk annarra upplýsinga sem okkur eru nauðsynlegar til þess að laga villur í hugbúnaði og bæta vörur okkar og þjónustu. Ef við fáum sams konar tilkynningu í gegnum vefforritið fáum við upplýsingar um hvaða stýrikerfi þú notar, hvaða vafra, hve lengi kerfið var notað í viðkomandi skipti og vefslóð, auk annarra upplýsinga sem eru nauðsynlegar, til dæmis til að laga villur í hugbúnaði og bæta vörur okkar og þjónustu.
Við notum IP tölu tækis þíns til að vernda okkar lögmætu hagsmuni og til þess að leysa úr tæknilegum frávikum. Það gerir okkur meðal annars kleift að bæta og þróa vefsíðu/app okkar og þannig efla þjónustu við notendur.
Aðrar upplýsingar: Alfreð ehf. kann að vinna með aðrar upplýsingar um þig sem eru nauðsynlegar svo félagið geti sinnt þjónustu sinni eða gætt lögmætra hagsmuna og er framangreint því ekki tæmandi.
Rafræn auðkenni: Umsækjendur geta þurft að auðkenna sig með rafrænum skilríkjum til þess að sækja um sum störf. Í slíkum tilvikum afhendir notandi, t.d. upplýsingar um nafn, kennitölu og símanúmer.
Tilgangur Alfreðs með vinnslu persónuupplýsinga er að veita notendum þjónustu á vefsíðu/appi félagsins og felst vinnslan meðal annars í því að:
Alfreð ehf. vinnur persónuupplýsingar á grundvelli samþykkis notenda og til þess að efna við þá samning. Persónuupplýsingar geta einnig verið unnar svo okkur sé unnt að sinna lagalegum skyldum og gæta lögmætra hagsmuna okkar eða þriðja manns, s.s.:
Alfreð ehf. leggur áherslu á öryggi persónuupplýsinga bæði með skipulagslegum og tæknilegum ráðstöfunum. Alfreð kerfið er hannað með öryggi og persónuvernd í huga. Notendur skrá til að mynda sjálfir persónuupplýsingar sínar í Alfreð kerfið. Í flestum tilvikum er enginn milliliður sem kemur að skráningunni og er það gert til þess að auka nákvæmni og áreiðanleika upplýsinganna. Þá geta notendur einnig skráð sig inn í Alfreð kerfið og eytt eða breytt upplýsingum á prófílnum sínum.
Við leitumst við að gæta þess að hugbúnaður sem við notum frá þriðja aðila uppfylli skilyrði laga um vinnslu persónuupplýsinga. Þá framkvæmum við áhættumat þar sem áhættuþættir upplýsingaöryggis í tengslum við persónuupplýsingar eru metnir og gripið til ráðstafana ef þörf er á. Einnig höfum við sett okkur stefnu um samfelldan rekstur og öryggisstefnu, þar sem meðal annars er fjallað um aðgangsstýringu, gerð vinnslusamninga, netöryggislausnir, aðgengi að húsnæði, þagnar- og trúnaðarskyldu starfsmanna og fræðslu starfsmanna Alfreðs.
Verði öryggisbrestur hjá Alfreð ehf. fylgjum við skipulögðum fyrirfram ákveðnum ferlum og verklagsreglum, s.s. að tilkynna til Persónuverndar og ef öryggisbresturinn leiðir af sér mikla áhættu fyrir réttindi og frelsi einstaklinga þá munum við upplýsa þig um hann.
Ef þú telur að persónuupplýsingar þínar séu í hættu, að einhver hafi komist yfir lykilorðið þitt eða aðrar upplýsingar ertu vinsamlegast beðinn um að hafa samband við okkur, t.d. með því að senda tölvupóst á netfangið, personuvernd@alfred.is.
Þegar umsækjendur sækja um störf eru persónuupplýsingar þeirra afhentar starfsmönnum fyrirtækja sem auglýsa starfið, hvort heldur sem er á Íslandi eða erlendis. Starfsmenn Alfreðs ehf. hafa einnig aðgang að persónuupplýsingum notenda eins og þörf krefur starfsins vegna.
Í þeim tilgangi að þróa og styðja við þjónustu okkar kunnum við að veita föstum þróunaraðilum Alfreðs aðgang að eða afhenda þeim afrit af persónuupplýsingum notenda, sem og aðilum sem veita okkur þjónustu til viðhalds- og stuðnings, þjónustu vegna markaðsmála og skýjaþjónustuveitendum. Framangreindir aðilar eru vinnsluaðilar fyrir Alfreð og gerum við þá sérstaka vinnslusamninga um vinnslu persónuupplýsinga notenda.
Ef fyrirtæki nota kerfi í umsjón þriðja aðila, s.s. mannauðskerfi, er Alfreð heimilt að færa afrit af persónuupplýsingum ráðinna umsækjenda beint í slík kerfi, óski fyrirtæki eftir því. Við tilfærsluna verður fyrirtækið ábyrgðaraðili að vinnslu persónuupplýsinganna. Auk framangreinds kunna persónuupplýsingar þínar að vera fluttar til lögfræðiráðgjafa okkar vegna samningsgerðar eða lausn ágreiningsmála og til ytri endurskoðunar- og skattaráðgjafa. Í slíkum tilvikum grípum við til viðeigandi ráðstafana til þess að tryggja öryggi persónuupplýsinga, s.s. með gerð samninga.
Við gætum þess að vinnsla persónuupplýsinga þinna sem kunna að vera fluttar til ofangreindra aðila eigi sér stað innan aðildarríkja Evrópska efnahagssvæðisins eða ríkja sem teljast veita persónuupplýsingum fullnægjandi vernd skv. auglýsingu Persónuverndar.
Þessu til viðbótar kunnum við að afhenda yfirvöldum eða öðrum persónuupplýsingar ef slíkt byggir á lagaskyldu, ákvæðum í samningum eða lögmætum hagsmunum okkar eða þriðja manns.
Alfreð vinnur með persónuupplýsingar þínar á meðan það er nauðsynlegt og málefnalegt til að ná því markmiði sem að er stefnt með vinnslunni, eins og lýst hefur verið hér að ofan, eða ef lagaskylda, lögmætir hagsmunir Alfreðs eða þriðja manns krefjast þess.
Notendur Alfreð kerfisins geta sjálfir valið að taka út/eyða persónuupplýsingum á eigin prófíl, hvenær sem þeir vilja. Ákveðir þú að gera það, hverfa upplýsingarnar strax af vefsíðu/appi Alfreðs en við geymum þær í gagnagrunni okkar í þrjátíu daga til viðbótar. Við gerum það til þess að geta hjálpað þér að endurheimta þær ef þú eyddir þeim, t.d. fyrir mistök eða ef þú skiptir um skoðun. Að þrjátíu dögum liðnum liðnum er upplýsingunum eytt úr gagnagrunni og er þá ekki hægt að sækja þær aftur.
Alfreð ehf. eyðir persónuupplýsingum þínum ef (i) ekki er lengur nauðsynlegt að geyma þær í þeim tilgangi sem þeirra var aflað eða með þær unnið, (ii) vinnslan er ólögmæt, (iii) þú andmælir vinnslunni og ekki eru fyrir hendi lögmætar ástæður fyrir vinnslunni sem ganga framar rétti þínum, (iv) slíkt ber að gera samkvæmt lagaskyldu eða (v) þú hefur afturkallað samþykki þitt fyrir vinnslu okkar á persónuupplýsingum þínum.
Í sumum tilvikum, þ.m.t. vegna atriða í i-v að ofan, kann hins vegar að þurfa að geyma einhverjar persónuupplýsingar í einhvern lengri tíma, einkum ef við þurfum á þeim að halda til að vernda lögmæta hagsmuni okkar eða vegna lagaskyldu. Í slíkum tilfellum geymum við aðeins þær persónuupplýsingar sem eru nauðsynlegar í þeim tilgangi og eyðum þeim eins fljótt og auðið er.
Persónuverndarlöggjöfin veitir skráðum einstaklingum ýmis konar réttindi, m.a. til fræðslu og upplýsinga um það hvort og hvernig við vinnum með persónuupplýsingar þínar. Slík réttindi geta þó verið háð takmörkunum sem leiða, m.a. af lögum, hagsmunum annarra eða lögmætum hagsmunum Alfreðs. Í kafla 9.1.-9.3. er fjallað stuttlega um þessi réttindi, án þess að um tæmandi talningu sé að ræða, eða sérstaklega sé vikið að mögulegum takmörkunum á réttindunum skv. lögum.
Ef ekki er um að ræða takmarkandi aðstæður, þá verður Alfreð við beiðnum varðandi neðangreind réttindi þér að kostnaðarlausu nema beiðni sé tilefnislaus, óhófleg eða ef farið er fram á afhendingu fleiri en eins afrits af persónuupplýsingum, en í þeim tilvikum getur Alfreð annað hvort farið fram á sanngjarnt endurgjald vegna kostnaðar eða neitað beiðni. Nauðsynlegt er fyrir einstaklinga að sanna á sér deili þegar þeir óska eftir að neyta réttinda sinna.
Þú átt rétt á að fá upplýsingar um hvort Alfreð vinnur persónuupplýsingar um þig. Jafnframt áttu rétt til aðgangs að þeim upplýsingum. Þá áttu einnig rétt á ákveðnum lágmarksupplýsingum um tilhögun vinnslu sem m.a. eru veittar í stefnu þessari.
Þegar upplýsingar eru unnar á grundvelli samþykkis eða samnings áttu rétt á að fá afhentar upplýsingar, sem þú hefur sjálfur látið okkur í té. Þá geturðu óskað eftir að slíkar upplýsingar verði sendar beint til annars ábyrgðaraðila ef það er tæknilega mögulegt með auðveldum hætti.
Í flestum tilvikum geta notendur sjálfir leiðrétt og eytt persónuupplýsingum sínum í Alfreð kerfinu, en í þeim tilvikum sem það á ekki við getur þú óskað eftir því að rangar eða óáreiðanlegar upplýsingar um þig séu leiðréttar. Í ákveðnum tilvikum getur þú átt rétt til þess að tilteknum persónuupplýsingum um þig sé eytt.
Þú átt rétt á að andmæla vinnslu persónuupplýsinga vegna sérstakra aðstæðna þinna þegar þær eru unnar á grundvelli lögmætra hagsmuna okkar eða þriðju aðila. Jafnframt áttu rétt á að andmæla vinnslu varðandi þig vegna beinnar markaðssetningar og þá verður vinnslu í slíkum tilgangi hætt. Þessu til viðbótar getur þú við tilteknar aðstæður, s.s. ef ágreiningur er um áreiðanleika upplýsinga, farið fram á takmörkun á vinnslu.
Hafir þú fyrirspurnir eða athugasemdir sem varða vinnslu persónuupplýsinga hjá Alfreð er hægt að senda tölvupóst á persónuverndarfulltrúa Alfreðs á personuvernd@alfred.is. Þú átt einnig rétt á því að kvarta til Persónuverndar komi upp ágreiningur um meðferð persónuupplýsinga þinna. Við vonum hins vegar að þú leitir til okkar fyrst með mál sem tengjast persónuvernd svo við getum aðstoðað þig. Kjósir þú að snúa þér beint til Persónuverndar getur þú sent tölvupóst á netfangið, postur@personuvernd.is.
Alfreð áskilur sér rétt til þess að endurskoða og breyta persónuverndarstefnu sinni eins og þörf krefur svo hún endurspegli vinnslu persónuupplýsinga á hverjum tíma. Breytingar á persónuverndarstefnu Alfreðs eru tilkynntar á vefsíðu/appi Alfreðs.
Þessi persónuverndarstefna gildir frá og með 14.11.2023.